RedMine

Современные средства коммуникации многообразны и доступны. Однако для корпоративных целей требуется полноценная система управления проектами. Текущие задачи, документы и электронная база знаний - все это должно быть под рукой.

В качестве информационной платформы мы используем веб-приложение RedMine для управления проектами и задачами. Таким образом, информационный обмен между сотрудниками и партнерами производится в рамках единого информационного пространства. Это позволяет на основании ролей и прав доступа структурировать информационные потоки, формализировать постоянные управленческие процессы, при этом также оперативно создавать рабочие группы для решения экстренных задач. Конечно, никакая IT платформа не сможет принимать организационные решения, но упорядоченные данные позволяют быстро и правильно оценить ситуацию, что в итоге способствует принятию правильных решений. Система имеет множество полезных функций: оповещение об изменениях по электронной почте, хранение файлов и документов, справочная служба для каждого проекта, учет трудозатрат и многоязычный интерфейс. Все это дает возможность эффективно строить гибкие аджайл-взаимодействия между сотрудниками разных подразделений, расположенных в разных странах. Мы никогда бы не достигли сегодняшнего уровня организации труда, если бы в свое время не отказались от Skype и ICQ.

Искусственный интеллект Amazon, предназначенный для сортировки резюме соискателей, оценивал мужчин выше, чем женщин. В частности, он отбраковывал резюме со словом «женский» и предлагал нанимать кандидатов, которые использовали в речи типичные мужские глаголы, даже если у этих людей не было нужных навыков. В результате компании пришлось закрыть проект.

Внедрение RedMine, наряду с разработкой собственных "умных" алгоритмов, позволило нам коренным образом перестроить всю организационную структуру и перераспределить функции подразделений. Однако мы пока не готовы на участие искусственного интеллекта в принятии решений, поэтому Алиса пока будет жить на серверах Яндекса.

Ответственность

Наверное, главной проблемой любой организации является распределение обязанностей и ответственность исполнителей. Отсутствие требований и ответственности приводит к неразберихе и халатности, а бюрократия и наказания сильно угнетают активность сотрудников. Методы горизонтального управления дают возможность сотрудникам самостоятельно вырабатывать оптимальные способы решения задач, не прибегая к административному ресурсу.

Упорядоченные данные

Мы часто повторяем "подальше положишь, поближе возьмешь", однако, наведение порядка и раскладывание "по полочкам" не самое любимое дело сотрудников. А в условии современной мобильности, когда все берут и не кладут на место, найти что-то становится уже почти не возможно. Благодаря системе управления проектами наши документы разложены на электронных полочках - всегда в порядке, всегда рядом.

Удаленная работа

Работать везде, где есть интернет - это большая заслуга информационных технологий. Для сотрудников это дает возможность иметь гибкий график или даже остаться дома в случае необходимости. Ну а для сотрудничества с внешними сотрудниками (фрилансерами) удаленная работа - это просто "жизненная" необходимость. При всех преимуществах работы с фрилансерами требуется особое администрирование: для постановки задач и принятия работы требуется отдельный сотрудник. В рамках нашей информационной платформы фрилансеры работают по общим регламентам и ничем не отличаются от штатных сотрудников.

Управление временем и вниманием

Время - это самый ценный ресурс, который мы часто не знаем как измерить и учесть. С одной стороны, учет трудозатрат позволяет правильно распределить задачи между исполнителями, проанализировать затраченное время, найти оптимальный способ выполнения сложных задач. С другой стороны, многие задачи требуют невероятной концентрации внимания на мелких деталях, упустив одну из которых, можно провалить всё дело.

Безопасность и конфиденциальность

Обеспечение конфиденциальности коммерческой информации и персональных данных, а также безопасность всей информационной системы - это сложнейшая задача. Важные данные могут быть скопированы и за несколько секунд переправлены в любую точку планеты. Серверное оборудование и программное обеспечение может пострадать от действий хакеров и вредоносных программ. Не стоит забывать о злонамеренных действиях конкурентов и правоохранительных органах, которые всегда хотят знать где сервер.

P.S.

Призываем наших сегодняшних и будущих партнеров, дистрибьюторов, соискателей вакансий осваивать новый способ эффективных коммуникаций. Потребуется совсем не много времени, чтобы освоиться с основным функционалом, и оно многократно вернется вам в процессе долгосрочного сотрудничества. Заходите, регистрируйтесь и задавайте вопросы - они не останутся без ответа.